Contraloría General emite dictamen tendiente a disminuir los riesgos de corrupción en los procesos de compras públicas de bienes y servicios de la Ley N° 19.886
Con fecha 20 de julio de 2023, la Contraloría General de la República emitió un dictamen con el objeto de pronunciarse sobre diferentes medidas tendientes a disminuir los riesgos de corrupción en los procesos de compras públicas de bienes y servicios, regulados por la Ley N° 19.886, que lleven a cabo los organismos del Estado.
En primer lugar, como marco referencial, señala que a estos procesos les resultan aplicables los principios de legalidad y responsabilidad, sometiéndose a la Constitución Política de la República, actuando dentro de sus competencias y sin mas atribuciones que las que expresamente les haya conferido el Ordenamiento Jurídico.
En cuanto a la gestión de contratos, destaca que los organismos públicos regidos por la Ley N° 19.886 deben desarrollar sus procesos de adquisición de bienes, servicios y obras a que alude dicha ley utilizando solamente los sistemas electrónicos o digitales de la Dirección de Compras y Contratación Pública. Esta misma institución dispondrá de un sistema de seguimiento de ejecución de contratos. Por otro lado, recuerda que los órganos del Sector Público no regidos por la Ley N° 19.886, con excepción de las empresas públicas creadas por ley, deben cumplir lo mencionado para suministrar la información básica sobre contratación de bienes, servicios y obras y aquella que determine el reglamento.
Por su parte, hace presente que las entidades públicas deben informar, a través del sistema, los antecedentes sobre comportamiento contractual de sus proveedores, tanto respecto a cumplimiento íntegro y oportuno del contrato como multas o medidas que hayan tenido que tomar.
Además, recuerda que las entidades públicas deben elaborar un manual de procedimientos de adquisiciones, referido a materias mínimas que tienen que informar, como, por ejemplo, la planificación de compras o los mecanismos de evaluación. Por otro lado, deben procurar que la estimación del gasto, la elaboración de los requerimientos técnicos y administrativos de la compra, la evaluación y la adjudicación, la administración del contrato y la gestión de los pagos, sean conducidos por funcionarios o equipos de trabajo distintos.
Señala que cada entidad licitante debe elaborar y evaluar un plan anual de compras, con detalle de los bienes y/o servicios que se contratarán durante cada mes del año. Los procesos de compras tienen que formularse en conformidad y en los plazos que indica dicho plan, salvo por circunstancias imprevistas que hagan necesario modificarlo o dejar de cumplirlo. Sin embargo, en ninguna circunstancia el plan anual de compras obliga a las entidades públicas sujetas a la Ley N°19.886 o a la Dirección de Compras y Contratación Pública a efectuar los procesos de compra en conformidad a él. Luego, el dictamen indica que los organismos de la Administración del Estado están obligados a monitorear el cumplimiento del plan anual de compras y emitirán informes periódicos con las razones por las cuales, eventualmente, el plan no ha podido ser ejecutado en los términos previstos.
Con respecto a las bases tipo, la Contraloría General recuerda que deben poder adecuarse a los cambios que, por ejemplo, se produzcan en la normativa legal aplicable a los productos o servicios. Esas modificaciones pueden llevarse a cabo de oficio por la Dirección de Compras y Contratación Pública o a requerimiento de las entidades compradoras.
Finalmente, el dictamen hace referencia a la integridad de los proveedores. En concreto, menciona las normas del ordenamiento que buscan que quienes contraten con la Administración del Estado demuestren que han tenido un comportamiento íntegro, en especial, que las personas que trabajen para esos proveedores y participen en las actuaciones que deben llevarse a cabo durante las etapas respectivas procedan con la debida integridad. Esto se incorpora en las bases y, en su caso, en los contratos mediante cláusulas o pactos de integridad. Sin embargo, al no tener certeza acerca del conocimiento y cumplimiento de los trabajadores de esta materia, es que la Contraloría General de la República señala que procede incluir en las bases de licitación un criterio de evaluación sobre si los oferentes cuentan con programas de integridad conocidos por su personal. Si el contrato es de trato directo, esta materia deberá ser resuelta en una de las cláusulas del contrato.
Para mayor información, por favor contactar a Francisco Prado.
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General Comptroller issues a report aimed at reducing the risks of corruption in public procurement processes for goods and services under Law No. 19,886
On July 20, 2023, the General Comptroller of the Republic issued a report on various measures aimed at reducing corruption risks in the processes of public procurement of goods and services regulated by Law No. 19,886 carried out by State entities.
Firstly, as a reference framework, it states that these processes are subject to the principles of legality and accountability, being subject to the Political Constitution of the Republic, acting within their competencies and with no further authority than that expressly conferred to them by the Legal System.
Regarding contract management, it highlights that public entities governed by Law No. 19,886 must carry out their processes of acquiring goods, services, and works referred to in said law using only the electronic or digital systems of the Directorate of Public Procurement and Contracting. This institution will have a contract execution monitoring system. On the other hand, it recalls that public sector entities not governed by Law No. 19,886, with the exception of public companies created by law, must comply with the mentioned requirements to provide basic information on the procurement of goods, services, and works, as determined by the regulations.
It is noted that public entities must report, through the system, information on the contractual behavior of their suppliers, both regarding full and timely compliance with the contract and fines or measures they have had to take.
Furthermore, it reminds that public entities must develop a procurement procedures manual, which will address minimum matters to be informed, such as procurement planning or evaluation mechanisms. Moreover, they must ensure that cost estimation, preparation of technical and administrative requirements for the purchase, evaluation and awarding, contract administration, and payment management are conducted by different officials or teams.
Indicates that each bidding entity must prepare and evaluate an annual procurement plan, detailing the goods and/or services that will be contracted during each month of the year. The procurement processes must be formulated in accordance with the deadlines specified in said plan unless unforeseen circumstances make it necessary to modify it or not comply with it. However, under no circumstances does the annual procurement plan obligate the public entities subject to Law No. 19,886 or the Directorate of Public Procurement and Contracting to carry out the procurement processes in accordance with it. The ruling then states that State Administrative agencies are obligated to monitor compliance with the annual procurement plan and will issue periodic reports explaining the reasons why the plan could not be executed as planned.
Concerning standard terms and conditions, the General Comptroller recalls that they must be able to adapt to changes, for example, in the legal regulations applicable to the products or services. Such modifications may be carried out ex officio by the Directorate of Public Procurement and Contracting or at the request of the buying entities.
Finally, the report refers to the integrity of the suppliers. Specifically, it mentions the legal provisions that aim to ensure that those who contract with the State Administration demonstrate that they have acted with integrity, especially the individuals working for those suppliers who participate in the respective stages. This is to be incorporated into the bidding documents and, where appropriate, into the contracts through integrity clauses or agreements. However, due to the uncertainty about the knowledge and compliance of the workers in this matter, the General Comptroller of the Republic states that it is appropriate to include an evaluation criterion in the bidding documents regarding whether the bidders have integrity programs known to their personnel. If the contract is a direct agreement, this matter should be addressed in one of the contract clauses.
For further information, please refer to Francisco Prado.
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