La Ley de Responsabilidad Penal Empresaria N°27.401(la "LRPE") establece la responsabilidad de la empresa por la actuación de sus empleados o terceros en nombre de ella (proveedores, clientes, o cualquier agente que la representa) frente a cualquier funcionario o empleado público cuando aquella configure un delito previsto en dicha ley.
Las empresas deben adoptar recaudos internos tales como la preparación de un Programa de Integridad y un Código de Ética (política de regalos, conflictos de interés, participación de familiares en la administración, etc.) y capacitar a empleados y terceros sobre las pautas de Compliance y los riesgos existentes.
Para ello es esencial efectuar una valoración del riesgo o exposición de cada empresa frente a todo organismo o funcionario de la administración pública con quien se interactúe en la actividad diaria, puesto que es el objeto de dicha ley detectar y evitar cualquier acto de corrupción que involucre al sector público.
El Compliance como tal es el cumplimiento de las pautas o normas regulatorias en las empresas y el sistema para implementarlo, que en un sentido más amplio comprende tanto la normativa anticorrupción, como las regulaciones antilavado de dinero, de protección de datos personales, y de gobierno corporativo, entre las principales.
Como un rasgo destacado, la pandemia de Covid-19 ha impuesto la digitalización en todas las relaciones laborales y profesionales determinada por el aislamiento o distanciamiento requerido por razones sanitarias.
Frente a ello, es imprescindible revisar el sistema interno de controles de Compliance, y en especial examinar si ha tenido algún impacto en los aspectos esenciales del Código de Ética de las compañías en función de la realidad laboral y profesional que se desarrolla principalmente en un contexto digital.
Es preciso ante este nuevo escenario evaluar cómo se transmiten los valores y principios establecidos en dicho código y la forma en que se mantiene la cohesión de los equipos de trabajo en cada empresa a fin de sustentar la política de Compliance.
Otro aspecto esencial es la relación con los consumidores, accionistas, empleados, socios de negocios, funcionarios públicos, y proveedores que también debe ser evaluada en cada caso atento a que hay mayor riesgo al fraude por la independencia que tienen quienes trabajan y se relacionan profesionalmente a distancia y sin necesaria supervisión.
Las reglas internas sobre información y comunicación, confidencialidad, contabilidad y reportes son especialmente desafiadas en este contexto de pandemia con trabajo remoto.
Es preciso planificar asimismo cómo se capacita y se inculcan los principios esenciales éticos de prohibición de soborno, fraude y pagos de facilitación que son penados por la LRPE, la frecuencia de tales capacitaciones, la forma en que las mismas son más efectivas teniendo a todos los miembros de la empresa en conexión digital y sin poder interactuar con presencialidad.
Otro aspecto relevante es la acreditación de la asistencia y adhesión del personal interno, terceros y socios a las capacitaciones que reciben sobre la actualización de las políticas de Compliance. Pensemos que en la era de la presencialidad, anterior a la actual pandemia Covid 19, los asistentes a capacitaciones internas de Compliance manifestaban en forma expresa la conformidad de haberlas recibido, por ejemplo firmando el listado de asistentes a un curso, brindando así una prueba esencial del cumplimiento del Programa de Integridad. Actualmente ello debe hacerse en forma remota, por videoconferencia y grabando las charlas, pudiendo manifestar individualmente los asistentes su consentimiento a la capacitación recibida, quedando ello registrado mediante grabación de audio y video, y convalidando posteriormente este consentimiento por emails individuales donde cada uno confirma su asistencia a la charla y conocimiento de la política de Compliance respectiva. Estos archivos digitales deberán ser guardados por la empresa a fin de respaldar el cumplimiento del Programa de Integridad.
En cada caso, la implementación de cada política del Código de Ética debe ser examinada para asegurar que las mismas pueden ser efectivas en un contexto digital, así como también la seguridad de las comunicaciones y la confidencialidad de las mismas frente a posibles hackeos de información.
La digitalización hace necesario revisar todo el Compliance interno y especialmente las pautas del Código de Etica para asegurar su implementación y eficacia de forma similar a la modalidad utilizada cuando las relaciones laborales y profesionales eran exclusivamente presenciales.
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Artículo publicado por El Cronista
